Como prestar contas de viagens em projetos incentivados

Muitos projetos culturais inscritos em leis de incentivo à cultura demandam a realização de viagens da equipe envolvida em sua execução. Por exemplo, curadores que viajam a locais distantes para coletar informações e materiais para uma exposição, palestrantes que participam de eventos em diferentes estados, ou mesmo fotógrafos que vão fazer registros de ateliês de artistas e locais relevantes para o contexto do projeto, entre outras situações corriqueiras.

Diante dessa realidade, alguns de nossos clientes nos perguntam qual é a melhor forma de prestar contas da compra de passagens, sobretudo as aéreas. Seriam o e-mail de voucher enviado ao passageiro e a página de reserva suficientes?

Seja qual for a lei de incentivo (Roaunet, ProAC, leis municipais etc.), nós recomendamos que:

1. Como não é possível a emissão de Nota Fiscal para compra de passagens, o documento a ser encaminhado é a fatura emitida pela companhia aérea ou agência de viagens (contendo dados do passageiro, trajeto etc.).
2. Diferentemente do que ocorre com NFs e recibos, no caso de passagens, aéreas ou rodoviárias, nem sempre ficará claro na fatura o vínculo daquela viagem com o projeto. Portanto, é preciso demonstrar ao avaliador da prestação de contas quem são os passageiros e quais foram suas funções para as atividades executadas. Uma boa dica é fazer um anexo com uma lista das pessoas que viajaram (incluindo todos os dados pessoais pertinentes) e demonstrar que esses indivíduos constam na ficha técnica.
3. Se o proponente tem como ter acesso ao cartão de embarque, vale também encaminhá-la na prestação de contas, mas isso não é mandatório.

No âmbito do ProAC, a legislação de incentivo do Estado de São Paulo, a Resolução SCEIC nº 01/2024, encarregada de regulamentar a “vida” dos projetos inscritos neste mecanismo de incentivo, vai “na linha” daquilo que recomendamos acima: seu Anexo IV indica que “o proponente deverá apresentar, juntamente com cada passagem, o nome do passageiro e sua respectiva função no projeto”.

Por fim, quando o assunto é viagens, é importante lembrar que as legislações de incentivo em geral não permitem o uso de recursos do projeto para a compra de passagens em primeira classe ou classe executiva. Para a Lei Rouanet, por exemplo, essa vedação está expressa no art. 11, inciso IV, da Instrução Normativa MinC nº 11/2024 – e uma compra desse tipo só pode ocorrer se houver autorização da CNIC.

Foto de Albert Stoynov na Unsplash.